El control de acceso y el control de uso requiere organización, custodia, disponibilidad y registro del uso de cada uno de los medios de identificación que posibilitan ese control de acceso. Los armarios electrónicos de gestión de llaves permiten ubicar las llaves importantes en un único lugar, tenerlas siempre controladas y al mismo tiempo, disponibles para las personas autorizadas.

¿Cuales son las principales ventajas de un armario electrónico para gestión de llaves?

1. Desde el punto de vista de la seguridad. Todas las llaves están custodiadas, dentro del recinto, tienen una programación individualizada para su utilización, y su uso deja registro para posteriores auditorías.
2. Desde el punto de vista de la comodidad. Todas las llaves están localizadas y disponibles 7×24 para cualquier usuario autorizado o para cubrir cualquier tipo de emergencia.

¿Cuales son la habituales problemáticas que cubren los armarios electrónicos de gestión de llaves? 

• Disponibilidad de llaves en cualquier momento, y al mismo tiempo, custodiadas de forma automática.
• Llaves usadas por personas no autorizadas.
• Préstamo y tráfico de llaves no conocido por el administrador de seguridad.
• Llaves perdidas y encontradas por personas no autorizadas a su uso.
• Olvidos de devolución de llaves.
• Entregas de llaves para servicios o directores externos.
• Llaves fuera del edificio.
• Llave maestra general siempre disponible para emergencias.
• ¿Dónde está la llave en este momento?

Máxima eficiencia: Siempre se conoce quién ha cogido la llave, si la ha devuelto y cuándo. Cada llave o caja de valores, permite asignar individualizados y rigurosos permisos de uso a directores, empleados, subcontratados y visitas. Permite la programación de alertas en caso de llaves perdidas o retrasos de devoluciones.

Detalles que marcan la diferencia en la custodia de llaves o medios de identificación

Para todos los armarios:

1. Individualizada identificación RFID para cada posición de llave.
2. Quién puede usar cada llave.
3. Cuándo se pueden usar cada llave.
4. Cuándo deben devolverse cada llave con horario límite.
5. Programa un inventario de unidades en servicio y unidades en custodia.
6. Diseña informes de uso fáciles de chequear.
7. Alimentación redundante.
8. Capacidad de memoria suficiente.
9. Pantalla amplia.

Añadir para clientes corporativos con muchos usuarios o más de 1 armario:

1. Gestión remota a través de cualquier navegador.
2. Base de datos sincronizada para todos los armarios de un mismo cliente.
3. Sistema de gestión para reservas de llaves por anticipado.
4. Funciones de red por defecto (sin necesidad de software adicional).
5. Interface de comunicación externa para otras aplicaciones del cliente.
6. Diferentes filtros e informes para un control idóneo de llaves y valores.
7. Construcción modular nativa para adaptaciones bajo demanda.

Los armarios electrónicos de llaves tienen sentido cuando se aprovecha toda su potencialidad de programación. No solo se programa -qué usuario puede coger cada llave-, sino que además, podemos abrir ventanas horarias de utilización para grupos de llaves concretos y asignar horario límite para que la llave esté devuelta en el armario, o en caso contrario, emitir una alarma y enviar una notificación al responsable de seguridad.

José Ángel puede usar las llaves Nº1100, 1200, 1325 y 2300. La llave 1100 tiene restricciones de uso nocturno desde las 20,00h hasta las 08,00 de lunes a viernes y 24h durante fiestas y fines de semana. Las llaves 1200,1325 y 2300 deben estar devueltas en el armario a las 20,00h.

Con esta profundidad de detalle, es prácticamente imposible que se produzca un uso indebido continuado y por esta razón es importante preguntar al proveedor por estos detalles antes de la compra, y así asegurarnos con una prueba práctica, de como de fácil o difícil es gestionar el armario a este nivel de detalle.

¿Quién cogió la llave, cuándo y a qué hora la devolvió?

Cuando tenemos que gestionar puertas y usuarios, se necesitan medios de identificación para abrir puertas, armarios, manejar interruptores, etcétera. Los medios de identificación pueden ser portantes o biométricos. Los medios de identificación portantes pueden a su vez ser mecánicos -llaves de seguridad-  o electrónicos -llaves electrónicas, tarjetas RFID- y son éstos, los que requieren organización, custodia, disponibilidad y registro del uso.

Aunque existen muchos edificios que aún no disponen de un amaestramiento de llaves de seguridad -sigo sin comprender las razones de esta carencia-, lo recomendable es gestionar la seguridad de los recintos, desde la base de un amaestramiento bien planificado , que cumpla con los objetivos de seguridad. En cualquier caso, se disponga o no del plan de amaestramiento de llaves, es necesario custodiar las llaves y nada mejor que un armario electrónico dentro del recinto, en lugar de que sean los usuarios los que custodien sus llaves de seguridad, con el consiguiente riesgo de pérdida o robo fuera del edificio.

El armario electrónico de gestión de llaves reduce considerablemente el impacto y probabilidad de pérdida, ergo reduce el riesgo y el coste tanto en la nueva gestión como en la producción del nuevo medio de identificación.

En seguridad trabajamos sobre la máxima de minimizar riesgos de pérdidas o uso indebido y al mismo tiempo tratamos de tener la máxima capacidad de respuesta inmediata ante una situación determinada. Un armario electrónico de gestión de llaves, de cierta calidad, bien ubicado y correctamente programado permite utilizar rápidamente una llave ante una emergencia, garantiza que todos los usuarios dispongan de su llave para su trabajo ordinario y evita que las llaves de seguridad salgan del recinto de seguridad.

¿Cómo organizo el armario, programación y ubicación?

El plan de amaestramiento manda. El diseñador del plan de amaestramiento tiene que pensar en la seguridad del uso y al mismo tiempo en la usabilidad, de forma que la organización del futuro armario de llaves debe estar contemplado en el inicio. Os comparto tutorial para el diseño de un plan de amaestramiento profesional.

Lógicamente cada llave tiene asignados diferentes permisos y cada usuario puede tener a su vez varios permisos de utilización. A veces, el armario se utiliza únicamente como almacén de custodia y así evitar que las llaves maestras e individuales estén en cajones inseguros, sin el debido control de utilización. En este caso basta con 1 único armario ubicado dentro de la sala de control. Pero si queremos utilizar el armario como dispensador automatizado de llaves, debemos pensar en otro tipo de organización y ubicación.

Cuando se utiliza como dispensador automático, recomiendo repartir grupos de llaves en diferentes armarios ubicados en diferentes zonas de la instalación para que su utilización sea más eficiente. Cuando hablamos de un edificio de oficinas de un único acceso, la cosa es más sencilla porque basta con ubicar un armario en la zona de recepción o acreditaciones, donde ubicaremos llaves de despachos y oficios, y otro armario más restrictivo dentro del cuarto de control con las llaves de zonas y maestras.

Cuando nos referimos a complejos industriales, campus, instalaciones multi-site … es más complejo y costoso. Aquí ya depende mucho de otras restricciones del tipo de seguridad y estudio de recorridos para no obligar a los usuarios a realizar largos trayectos para obtener la llave correspondiente.

¿Qué más puedo controlar con un armario electrónico de llaves?

Dependiendo del armario físico, su ubicación y software de programación, podemos controlar casi todo lo que se nos ocurra, bien porque queremos evitar que «el valor» salga del edificio o por aplicar conceptos de optimización del recurso y ponerlo a disposición de varios usuarios (que es la tendencia actual).

• Compartimentos para tarjetas electrónicas, móviles y tablets corporativas.
• Compartimento para walkie-talkie.
• Compartimento para herramientas concretas.
• Documentos de novedades del turno.
• Otros como custodia de drogas, decomisos, armas, …

Una gestión muy eficaz es el control de flota de vehículos, a través de estos armarios electrónicos. No solo controlamos el uso del vehículo sino que fomentamos un uso debido. Además podemos reportar, a través del software, kilometrajes, periodos de mantenimiento, averías y accidentes, gestionar multas, etcétera.

¿Cómo aseguro el armario electrónico de llaves?

Ante la pregunta: ¿Son fiables los armarios electrónicos de llaves?

Mi respuesta es que SI aunque con matices. Es importante asumir que un armario electrónico de gestión de llaves y valores está enfocado a una gestión eficaz de los recursos a través de la custodia y disponibilidad de los mismos. Esta gestión reduce el riesgo de uso indebido pero no evita el sabotaje violento. Por lo tanto, si el armario y software es de calidad, su gestión es segura pero requiere de otros subsistemas para detectar la intrusión.

Una vez aclarado que no es una caja fuerte, aunque podría serlo, y que simplemente es un armario electrónico, podemos diferenciar entre armarios que bloquean directamente las llaves y armarios que bloquean llaveros RFID -se llaman IFOG-. Estos últimos son los más habituales y son de los que estamos hablando. Partimos de la base de que cada llavero está siempre bloqueado individualmente e identificado por un IFOG con chip RFID de forma que nadie puede desbloquear el llavero sin violencia, y además, el sistema detecta la falta de un llavero sin la debida autorización. Cada llave está cogida -sellada- a su llavero IFOG mediante un cable acerado (cada fabricante ofrece mayor o menor resistencia).

Conviene que el armario disponga de una puerta que pueda desbloquearse con un lector biométrico. La puerta puede ser metálica o mejor traslúcida para mejor visualización de las llaves pero también puede ser una puerta acorazada tipo caja fuerte. A su vez el armario puede estar supervisado contra la intrusión por medio de un tamper o sísmico para detectar si se intenta separar de su pared o acceder lateralmente. Por último, es recomendable que los armarios tenga vigilancia permanente a través del circuito cerrado de vigilancia -CCTV-.

El desbloqueo de cada llavero es posible a través de PIN y/o lector RFID o biométrico.

Construcción modular del armario de llaves y valores

Como he comentado anteriormente, los armarios pueden custodiar llaves, llaveros, documentación, herramientas, móviles, etcétera y para ello es necesario que el sistema sea modular y que se adapte a las cambiantes organizaciones y protocolos de seguridad de las empresas. Otro de los aspectos donde existe mucha diferencia de precio es en el tipo de bloqueo. ¿Sin bloqueo pero con avisador o con bloqueo individualizado?

Llaveros no bloqueados de llaves (sistema más económico e inseguro).

El armario siempre dispone de una puerta para acceder a las llaves. El acceso al armario es controlado de manera que solo los usuarios autorizados puedan abrir la puerta del armario a través de un lector biométrico. Los usuarios autorizados, pueden entonces acceder a las llaves designadas con sus permisos asignados a través del software, pero este usuario, también podría retirar cualquier otro llavero porque no están bloqueados individualmente. Son armarios que disponen de leds de colores que indican las llaves que podrá coger un usuario autorizado. Cuando un usuario retira una llave no autorizada, el sistema genera una alarma. Son armarios útiles en zonas permanentemente atendidas por personal de vigilancia que puedan escuchar el pitido de alarma por uso indebido.

Llaveros bloqueados individuales de llaves (sistema de mayor seguridad).

La diferencia radica en que cada llavero está bloqueado individualmente haciendo imposible que un usuario retire una llave no autorizada, bien por error o de forma malintencionada.

Sistema de gestión autónoma o en red.

Los armarios pueden gestionarse en comunicación autónoma con un ordenador dedicado o simplemente con su base de datos embebida en el armario. Esta comunicación limita las posibilidades de seguridad pero es muy económica y quizás suficiente para ciertas instalaciones o tipo de custodia.

Para mayor funcionalidad y aprovechamiento es recomendable un sistema en red con gestión remota a través de un servidor dedicado o en un entorno web que posibilite la gestión desde cualquier ordenador. En esta modalidad de comunicación también se puede conectar con el sistema de recursos humanos de la compañía. Evidentemente, cuando la gestión es remota debemos considerar las protecciones de seguridad que nos ofrece el fabricante, tanto en términos de capas de protección, niveles de acceso, tipo de encriptación y otros detalles que configuren la seguridad integral del sistema.

¿Armarios electrónicos de custodia o llave electrónica?

Dependiendo a quién le preguntemos, obtendremos diferente respuesta y punto de vista. Mi opinión es que son soluciones diferenciadas y cubren diferentes problemáticas. La llave electrónica ya ofrece la posibilidad de programar permisos de accesos y conocer la trazabilidad de su uso pero no soluciona el resto de beneficios que ofrecen los armarios electrónicos, es más, en mi opinión un edificio gestionado por llaves electrónicas requiere, aún más, de un armario electrónico para aumentar la eficacia, mejorar la optimización de llaves en propiedad y reducir el impacto económico de la pérdida.

Otro detalle que diferencia cada solución es decidir si queremos llaves asignadas permanentemente en custodia a los usuarios o llaves custodiadas por el edificio y a disposición de diferentes turnos y en los horarios adecuados. Parece lo mismo pero hay una gran diferencia.

Conclusiones de armarios electrónicos para gestión llaves y valores

En lugar de pensar en instalaciones que necesiten este tipo de solución, es más fácil pensar en quienes no lo necesitan … quizás un entorno residencial con portero pero en mi opinión, con la adecuada implantación, prácticamente todas las instalaciones mejorarían significativamente su eficacia y eficiencia en términos de seguridad, costes y usabilidad con la implantación de un armario electrónico de gestión de llaves.

Recuerda que: Organiza, custodia y dispensa llaves o valores de forma segura y automatizada. Se implanta por seguridad pero más aún por eficacia en la gestión de recursos compartidos. Y no olvides el cambio de paradigma: La custodia de los medios y valores de la compañía ya no está en los usuarios, está en el administrador del sistema, dentro de la seguridad corporativa del edificio.

Tipo de aplicaciones

Centrales nucleares, hospitales, comisarías, factorías, juzgados, embajadas, centro de ocio, Spa y centros deportivos, edificios de oficinas en alquiler, edificios corporativos y cualquier tipo de infraestructura crítica.

Posibilidades de almacenaje y custodia

Medios de identificación -llaves mecánicas y electrónicas, transponders y tarjetas-, armas, ordenadores, documentación papel y soporte electrónico, drogas, herramientas, custodia de pertenencias particulares en dependencias policiales o juzgados.

Para todo tipo de entidades y servicios subcontratados, reservas automaticas de salas en inmuebles de alquiler y centros de conferencias, gestión de flotas de vehiculos, alquiler de despachos y apartamentos sin necesidad de recepción 24h.

La entrada Armarios electrónicos gestión llaves ¿Cómo elegir? se publicó primero en Soluciones de Seguridad Premium para Viviendas de Alto Standing | Ángel Olleros.

Como sabéis, adquirir un plan de amaestramiento es un acto de Fe, «Fe en el profesional que te atiende» porque adquieres algo de mucho valor, que además es costoso de reponer en caso de mal funcionamiento, con el handicap de que los errores no los descubres hasta pasados unos cuantos meses y ciclos de uso (>12 meses | >25.000 ciclos).

El amaestramiento vivirá contigo muchos años y por lo tanto también el suministrador, así pues, entrevista a tu proveedor como entrevistas a un nuevo candidato para incorporarse a tu empresa.

Muchas veces no nos damos cuenta pero consiguiendo la llave de una puerta, ya no necesito romper la seguridad, ergo, la llave tiene que ser segura en su origen y mantenerse inalterable con su uso. Normalmente preguntamos por la incopiabilidad de la llave pero nos olvidamos del cálculo de los ciclos de uso que tendrá el sistema en los próximos años y por lo tanto, nos olvidamos de repartir la carga de ciclos entre diferentes llaves de grupos y subgrupos para de esta forma minimizar el desgaste. Esto es porque quizás no somos conscientes de que una llave con mucho uso, dentro de una estructura desequilibrada, se desgasta antes y el efecto desgaste genera inseguridad porque las profundidades de los fresados de la llave A (vecino A o departamento A), se igualan a los fresados de la llave B (vecino B o departamento B) y comienza a abrir puertas que no debe.

El sistema elegido es importante pero la habilidad del diseñador determina la eficacia y resultado final.

En este tutorial de amaestramientos de llaves, aprenderás a:

• Saber qué marca la diferencia entre sistemas de bombillos y llaves.
• Fase estratégica en el diseño del amaestramiento.
• Fase técnica en el diseño del amaestramiento.
• Determinar requerimientos técnicos.
• Ser estratégico y aplicar sentido común en el diseño y custodia del sistema.

Puedes complementar tus ideas con esta infografía de amaestramiento de llaves que seguro te reforzará los conceptos claves.

Amaestramientos llaves tutorial paso a paso

Este tutorial para el diseño de planes de amaestramiento, forma parte del curso de formación para cerrajeros profesionales, empresas de seguridad, diseñadores de sistemas de control de acceso y consultores de seguridad física.

Si quieres profundizar en detalles concretos de como ejecutar tu estructura de jerarquización de llaves, puedes leer este interesante post de amaestramientos profesionales para entidades corporativas e infraestructuras críticas.

La entrada Amaestramientos llaves tutorial paso a paso se publicó primero en Soluciones de Seguridad Premium para Viviendas de Alto Standing | Ángel Olleros.

En este post, he compactado preguntas y situaciones habituales, que durante estos años, me he encontrado en diferentes instalaciones y clientes.

Debilidades de un plan de amaestramiento

Las debilidades más importantes no están en el sistema (bombillo y llave), siempre y cuando hayamos adquirido un sistema profesional.

El mayor grado de inseguridad se detecta en el diseño inicial y en la cadena de suministros que existe desde el fabricante hasta el usuario. En la jerarquización de llaves todo el proceso es importante:

• Seleccionar el sistema.
• Acertar con el diseñador del plan de amaestramiento.
• Decidir a quién se lo compro.
• Verificar los protocolos de seguridad de copias de llaves.
• Y por último pero no menos importante, sensibilizar al usuario para una custodia adecuada.

 

Si controlamos el diseño, la cadena de suministros y el protocolo de seguridad, el producto queda en un segundo término.

¿Qué es un amaestramiento de llaves? 

Consiste en crear jerarquías de llaves como si de una familia se tratara; “madres, hijas, nietas, primas y sobrinas”.

Todos los bombillos deben tener claves individuales – diferentes entre sí – El plan de amaestramiento consigue que varios bombillos de diferentes zonas se puedan abrir por la misma llave, y así solo tener que usar 1 llave maestra en lugar de un manojo de llaves.

Una vez que tienes claro los grupos afines y su vinculación con llaves de otros grupos, es cuando puedes ir construyendo la estructura de abajo hacia arriba (desde la llave individual hasta la llave gran maestra) o desde arriba hacia abajo (desde la estructura de llaves maestras hasta las llaves de menor jerarquía).

El diseño de la estructura y la permutación son tareas diferentes

El problema viene dado al diseñar la estructura puesto que requiere habilidad y mucha experiencia, que solo se consigue con especialización y reciclaje. El diseñador tiene que considerar la operativa del usuario y al mismo tiempo las limitaciones técnicas para conseguir un diseño técnicamente estable en el tiempo y operativo para que los usuarios lo usen con agrado.

Una vez que la estructura de bombillos y llaves está terminada, queda el proceso de permutación, es decir, enviarlo al departamento que convierte el diseño en papel en combinaciones matemáticas como paso previo a la fabricación.

Normalmente la persona que diseña y el permutador que hace las combinatorias trabajan en diferentes empresas o en diferentes departamentos, incluso en diferentes países. Esta situación obliga a una gran habilidad y especialización de ambos para que el cliente reciba lo que ha pedido y además dure unos cuantos años.

Existen cursos de formación para profesionales y tutoriales para el diseño de amaestramientos, que seguro te ayudarán a entender conceptos y tomar mejores decisiones en beneficio de tu cliente.

No confundir con la llave única.

El concepto de llave única de amaestramiento es un nivel inferior en prestaciones al amaestramiento profesional. Es referido a la posibilidad de usar solo una llave para abrir todos los bombillos del inmueble. Técnicamente se llama llave unificada a códigos iguales. Es más económica y técnicamente más fácil de desarrollar por los suministradores.

Diferencia entre amaestramiento mecánico o amaestramiento electrónico o digital

El principio básico y el objetivo es el mismo; utilizar pocas llaves, tener un control sobre su uso y poder cerrar con cerrojo las puertas que requieran de mayor seguridad (cierre efectivo).

El cierre efectivo no se consigue con el típico control de acceso de tarjeta o teclado con lector instalado en la pared y cerradero eléctrico. El cierre efectivo solo se consigue con cerrojos.

Las diferencias entre amaestramiento mecánico y electrónico son funcionales y de precio, pero no de seguridad, porque ambos pueden ser saboteados fácilmente, si accedemos a su cadena de suministro (al igual que los sistemas de control de acceso con tarjeta RFID / chip) . En esto hay muchos debates pero todos son comerciales y poco profundos.

El bombillo electrónico ofrece mayor funcionalidad porque permite auditar el uso (cuándo se ha accedido y dónde se ha accedido), también permite re-programar los permisos de acceso, bien por cambio de responsabilidades o por pérdidas (esto es una gran ventaja).

El bombillo mecánico es más duradero en términos de uso y mantenimiento (no necesita pilas, periféricos eléctricos, ni cuidados adicionales). El amaestramiento de llave electrónica es más preciso y auditable, es más funcional.

Mi experiencia me dice que es bueno combinarlos porque ambos se complementan perfectamente y dentro de una instalación siempre encontramos diferentes necesidades de control y gestión.

Precios de bombillos electrónicos.

El bombillo electrónico de una calidad aceptable tiene un precio mínimo de 300€ y su llave un precio mínimo de 30€ que puede llegar hasta 70€ en llaves de tecnología activa. Los bombillos también pueden llegar hasta 600€, si tiene la función de comunicación online 100%.

Estos precios son relativos a sistemas profesionales aunque también se pueden encontrar sistemas más económicos, sobre todo con tags electrónicos de aproximadamente 3€-5€ (similares a tarjetas, llaveros o adhesivos electrónicos).

¿Para qué sirven los planes de amaestramientos con llave de seguridad?

Bien diseñados ofrecen grandísimas ventajas para la explotación de cualquier tipo de instalación; viviendas, oficinas, tiendas, edificios corporativos, infraestructuras críticas, redes, en fin, cualquier inmueble que tenga más de 5 puertas y varios usuarios.  

Ofrece comodidad de uso, seguridad de acceso y reducción de costes operativos y de reposición. Prácticamente no se identifican desventajas en un maestramiento de seguridad.

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Piensa en estas reflexiones:

Consigo abrir todas las puertas pero solo uso una única llave, por lo tanto ahorro en tiempo, ahorro en compra de llaves y ahorro en reposiciones.

 !Mi llavero reduce su tamaño y peso!

Consigo tener organizadas, identificadas y asociadas puertas y personas.

Sé, lo que tengo.

Puedo custodiar mejor “mi llave de seguridad” porque solo tengo “una única llave”

Sé, dónde tengo las llaves.

Puedo organizar el reparto de jerarquías de llave en función de las atribuciones de cada trabajador.

!Tengo lo que necesito!

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El mito de la pérdida de la llave maestra

Existe la creencia de que un amaestramiento genera mayor grado de inseguridad ante la pérdida de una llave maestra, cuando en realidad es todo lo contrario.

Según mi experiencia, es un mito que nada tiene que ver con la realidad en edificios corporativos, edificios de alquiler o redes de tiendas, sucursales y otras. Cuando una urbanización, un chalet, una oficina o un edificio tiene diferentes puertas y cada una con una llave individual, tiene la misma probabilidad de pérdida y grado de impacto, debido a que todos nosotros llevamos todas esas llaves juntas en un mismo llavero, así pues, el supuesto riesgo es equivalente.

La diferencia estriba en que con un amaestramiento tendremos mayor comodidad de uso, seguridad de llaves, control de acceso, posibilidad de acciones rápidas ante incidencias (incendios), coste operacional bajo, etcétera. 

Por contra, con un manojo de llaves tendremos; incomodidad de uso, desasistencia, descontrol, inseguridad a todos los niveles y en caso de incendio, no podremos entregar la llave maestra a las fuerzas y cuerpos de seguridad que lo soliciten, lo que aumentará el tiempo para abrir puertas y aumentará el coste de daños.

Beneficios de los amaestramientos de llaves profesionales

1. Amaestramiento: Toda la instalación con el mismo estándar de seguridad y operativa.
2. Maestra general en depósito: Seguridad de acción rápida ante incidencias graves.
3. Llaves jerarquizadas: Comodidad de uso | Llaves por usos.
4. Plan integral: Todas las puertas | usuarios , armarios y automatismos controlados (sótanos y cubiertas).
5. Muchos niveles de jerarquización: Mejor asignación de llaves a grupos de usuarios.
6. Combinación de bombillos centrales y comunes: Mayor flexibilidad en uso.

Los 4 pilares del amaestramiento corporativo profesional

Precauciones en el amaestramiento de llaves

• Materia prima

  Cuantos más pitones, mayor posibilidad de combinatoria. Digamos que con buenos mimbres se pueden hacer buenos cestos.

• Conocimiento del Consultor | Diseñador

  Los amaestramientos agresivos, desorganizados y poco planificados duran menos que los amaestramientos que mantienen ciertos criterios estructurales. El consultor debe evitar que el cliente se equivoque y proponer alternativas que técnicamente sean longevas y útiles en la practica de uso del cliente.

• Conocimiento del desarrollador técnico (el permutador del sistema)

  El permutador debe tener experiencia en amaestramientos complejos. Elegir bien la riqueza de la permutación madre. Ser organizado y riguroso demuestra la profesionalidad, aunque el cliente te meta prisa.

• Precauciones técnicas

  Separar permutaciones individuales de las combinatorias centrales y comunes, aunque esto suponga desperdiciar posibles combinatorias, nos garantiza una seguridad a prueba de errores y del desgaste de la llave en su uso.

  Los sistemas de pocos pitones iniciales, no permiten desperdiciar nada, ergo, ¡cuidado! con el equilibrio entre capacidad del sistema y requerimientos del cliente (si forzamos, romperemos el motor | si al coche le ponemos ruedas inadecuadas no andará bien).

• Proveedor del sistema de amaestramiento

  Un problema añadido que tenemos en España por existe la auto proclamación de ser experto en algo.

  Hoy en día cualquier cerrajero, empleado de ferretería, comercial de empresa de seguridad, almacén de maderas y empresa de mantenimiento, se auto proclama experto en amaestramientos, aunque en realidad solo unos pocos lo son.

  Elegir al proveedor quizás es la parte más difícil para el comprador porque no existe una titulación al respecto, sin embargo, puedes hacerte una idea de su conocimiento solicitando alguno de estos 4 puntos:

  1.- Conocer su metodología de diseño.
  2.- Solicitar cartas de clientes de buena ejecución.
  3.- Visitar su lugar de trabajo.
  4.- Conocer su experiencia a través de proyectos similares.

• Estrategia comercial

  Las prisas no son buenas.

  El tiempo está medido y establecido por lo que cualquier ahorro en tiempo es negativo y directamente proporcional a la calidad del sistema que se recibe. El deseo de ventas es lícito pero el exceso por las mismas ha llevado a muchas empresas a vender mismas claves a diferentes clientes (esto ocurre muy a menudo) y esto propicia que mi clave ya no sea única.

  Decir a todo que «si» tampoco es bueno aunque de momento al cliente le satisfaga.

• Precios de bombillos y llaves

  Los precios son también muy engañosos en nuestro sector.

  Encontrar bombillos y llaves de calidad, bien amaestradas y a precios muy inferiores al mercado debe llevarnos a pensar que no estamos recibiendo lo mismo. A veces el producto es el mismo, pero las rebajas están en las cosas que el cliente no ve; diseño del amaestramiento, activación o no de protocolos de seguridad, mantenimiento de bases de datos, empleados con salarios dignos, custodia y local con seguridad anti intrusión.

Recuerda que la insatisfacción y consecuencias de una mala calidad perdura mucho más en el tiempo, que la efímera satisfacción de una compra barata.

• Plazos de fabricación de un bombillo de seguridad

Tiempos detallados en días naturales:

1 día de tramitación interna.

3-5 días para el cálculo de combinatoria.

7,5 minutos por bombillo fabricado.

3 minutos por llave fabricada.

3 minutos por cilindro para comprobación y etiquetado individual.

1 día albaranes, facturas, documentación técnica.

1 día salida material.

Comprueba si los datos no te cuadran. Ahora solo tienes que multiplicar por la cantidad de bombillos y llaves que has solicitado y comprobar el plazo de entrega que te ofrecen. Si es superior, no te preocupes porque te he mostrado tiempos mínimos sin descansos. Si es inferior, puedes preguntarle si trabajan «día y noche» o es que desestiman algún proceso.

Este suele ser un buen truco para ver la cara que pone el vendedor audaz.

• Profesionales de amaestramiento a contratar

Un desarrollo tradicional con cruces está al alcance de casi cualquier suministrador de seguridad pero desarrollarlo de forma estratégica y estructurada, dotándole de mayor seguridad para que perdure inalterable en el tiempo, requiere de conocimiento, experiencia y creatividad.

Tenemos perfectamente comprobado como un mismo sistema, estudiado y montado por diferentes empresas, tiene diferentes y extremos resultados en su seguridad.

Hay grandes compañías de seguridad y marcas internacionales que realizan pésimos amaestramientos (doy fé), y por el contrario, hay pequeños establecimientos donde la persona que nos atiende es el experto profesional, el que tiene un excelente conocimiento, experiencia, creatividad y verdadera pasión por su oficio (valores difíciles de encontrar en las grandes marcas actuales donde el valor por el talento ha quedado relegado por el valor del empleado de coste bajo).

Aunque también encontraremos cerrajeros y ferreterías con poca experiencia en amaestramientos profesionales, debido fundamentalmente a que su día a día es vender bombillos individuales en mostrador, hacer copias de llaves y realizar asistencias de aperturas de puertas (nada que ver con el diseño reflexivo que requiere un amaestramiento corporativo profesional).

Atención. Pertenecer a una asociación de cerrajeros no otorga conocimiento, ni experiencia, solo que pagas su cuota de asociado.

El diseño del amaestramiento mas importante que el producto

Para evaluar la seguridad del amaestramiento debemos conocer las tolerancias del sistema y la calidad de sus componentes internos (pitones, contrapitones, linea de corte) pero también debemos tener absoluta confianza en la empresa que realizará los cálculos matemáticos para el amaestramiento.

No es fácil porque los primeros meses, todos los amaestramientos son seguros, pero los desgastes, a los que todas las llaves y sistemas por el uso están sometidos, posibilitan que con el paso del tiempo, y si no se han respetado ciertas reglas, la profundidad de los fresados de llaves diferentes se igualen, y como consecuencia, llaves de distintos clientes o usuarios, comiencen a abrir casas, garajes, despachos y edificios enteros que no deberían abrir.

Los sistemas suelen incorporar protecciones de seguridad, pero resultan ineficaces si NO se realiza un diseño adecuado, y NO se activan protocolos de seguridad en la cadena de suministro.

Si un consultor profesional te parece caro, espera a ver el coste real de un amateur.

¿Qué determina la seguridad en los amaestramientos de llaves?

Desde luego no son la resistencia de pitones, ni sus piezas interiores anti taladro, antiextracción, aunque muchos vendedores con poco conocimiento traten de focalizar su argumentario de venta en aspectos de resistencia física.

Te resumo los 10 consejos de amaestramiento profesional para que puedas repasarlos antes de tomar una decisión.

Para los que os guste un resumen infográfico, Os aporto una infografía con todas las claves del amaestramiento con protocolo de seguridad profesional.

¿Cuál es la mejor marca de bombillo?

Creo que está contestado en puntos anteriores; que el producto tenga la suficiente calidad inicial, que existe un protocolo de seguridad con las llaves, que las personas tengan conocimientos, precaución y sentido común, que la empresa tengan una estrategia comercial adecuada y equilibrada es decir, no te centres en un sistema de una marca, busca profesionales con propuestas integrales concretas.

Conozco casi todas las marcas de bombillos de seguridad que operan en España y conozco sus cadenas de suministros y centros técnicos.

Si estáis interesados, podéis conocer detalles de una comparativa de bombillos y llaves de seguridad que realizó Revista de Seguridad en 2011 (pag 19).

Personalmente solo he trabajado con los modelos INN.Smart (novedad 2014), Kaba experT, Kaba quattro, Keso 4000, DOM Saturn, Gege pextra, Tesa TX80, Ikon, y todos estos ofrecen buenos mimbres a nivel de producto pero hay grandes diferencias en el resto de ingredientes del amaestramiento.

¿Cómo detectar el nivel de profesionalidad del vendedor?

• El plazo de entrega debe tener su tiempo porque escuchar al cliente, pensarlo, desarrollarlo, volver a consultar alguna duda – que siempre hay- ,y fabricarlo, requiere su tiempo y demuestra dedicación y experiencia.

• Dedicarle algo de tiempo a hablar del certificado del amaestramiento demuestra conocimiento.

• Los argumentos de bombillo seguro anti taladro, anti ganzuado y anti bumping nada tienen que ver con la seguridad de que el desarrollo del amaestramiento sea duradero. Esto evidencia poco conocimiento del vendedor.

• Pregúntale ¿Cómo asegura que mi llave y mis claves están bien custodias y no se clonan para otros clientes y en otras instalaciones? … si el interlocutor duda es mal síntoma.

• Las empresas que ofrecen un software de gestión para controlar las peticiones de llaves y custodiar el histórico, demuestran que les importas (luego, según el precio, tu decides si contratas el software o no).

• El planteamiento de llave maestra general y llave maestra por plantas del edificio demuestra poca creatividad y nula dedicación.

 

Todos los profesionales dicen que saben diseñar un amaestramiento de seguridad pero ninguno posee un certificado de estudios en esta materia. Pregunta por el último curso recibido en amaestramientos corporativos.

 

¿Tienes un software para gestionar cilindros y llaves?

Realmente muy pocos fabricantes y establecimientos ofrecen este servicio para mantener el control del amaestramiento.

Con un programa de gestión, podrás recibir un sms cada vez que se solicita o se fabrica una llave concreta, puedes emitir recibos para entrega y recogida de llaves, dispones de una matriz fiable para asignar (sin errores) llaves a personas, te permite realizar cargas masivas de información, conocer el histórico de suministros y aplicar multitud de filtros tales como:

• Qué puertas se pueden abrir con la llave “xxx”.
• Qué llaves pueden abrir las puertas “yyy”.
• Cuántas estancias con llave tengo asignadas al departamento “zzz”.

Comprobar si el amaestramiento está bien implantado

Como sabes, cada bombillo | cilindro debe tener una combinatoria individual e irrepetible, lo que se denomina “su posición dentro del plan de amaestramiento”. Esto significa que debe instalarse en una dependencia concreta y no en otra.

Es cada vez más habitual que el fabricante realice el proceso de control de calidad sobre una muestra de entre el 10 % y el 20 % de los cilindros y llaves fabricadas, en lugar de comprobar el total (muchas veces debido a una simple cuestión de cumplimiento de plazos de entrega urgentes).

Normalmente las comprobaciones son “en positivo”; la llave maestra 100 debe abrir los cilindros individuales 101 a 103. Rara vez fabricante, instalador o propietario comprueban la llave “en negativo”; la llave 100 no debe abrir los bombillos 201 a 203.

Experiencia personal en instalaciones de amaestramiento

Actualmente las fábricas y sistemas de alta calidad tienen un porcentaje de error del 4%-6%.

En ocasiones el porcentaje aumenta al 12% de errores, porque el plazo urgente ha impedido realizar las necesarias comprobaciones en la cadena de ensamblaje (imaginaros el impacto en un plan de 200 bombillos y 400 llaves). Casi ningún suministrador reconoce públicamente estos porcentajes, pero haberlos, haylos. Incluso con el plan en uso, el cliente todavía no se ha dado cuenta porque no ha revisado puerta por puerta en positivo y negativo.

Esto es así, hay que asumirlo porque el componente humano y tecnológico no es infalible.

Nuestra actitud debe ser la de trabajar haciendo filtros de revisiones internos, tanto en fábrica como en los centros técnicos, y luego en la instalación, para que al cliente le llegue todo arreglado, con su precio justo.

Por desgracia, como Consultor externo ahora y antiguamente también como proveedor de bombillos, he vivido y sufrido suministros lamentables,  donde he tenido que solicitar el cambio de hasta el 50% de la instalación. En otras ocasiones (hasta 3 veces) he visto como buenos sistemas (de precio alto) han tenido que devolverse enteros porque llaves de garajes abrían puertas de viviendas y vecinos se abrían sus casas entre si.

He comprobado como llaves maestras de un edificio corporativo abría viviendas de otros clientes, con otro plan de amaestramiento.

Una anécdota «Murphy» fue cuando diferentes directores de seguridad regional, de una importante empresa corporativa, compartiendo varios días en un comité nacional, se dan cuenta por casualidad, de que la llave maestra de la zona «x» abre también puertas de la zona «y».

Menos graves pero muy molesto y costoso son las inadecuadas contrataciones de la instalación de cada bombillo en su puerta, bien porque se contrata muy barato o porque se contrata a un cerrajero no especializado en planes de amaestramiento grandes, o quizás, porque se entrega documentación imprecisa al instalador, sea como fuere, el resultado es que hay que volver a desmontar todo el plan y encontrar los fallos, haciendo una inevitable auditoria con sus consiguientes gastos económicos y demoras de tiempos para que el usuario explote el plan de amaestramiento.

Aquí vuelvo a repetir la nota anterior; Si un profesional acreditado te parece caro, espera a ver el precio real de un AMATEUR. 

Tareas del instalador profesional

Primero, no tiene porque ser un cerrajero, ni carpintero, ni el fabricante de la puerta. Tiene que tener experiencia, ser ordenado y metódico con la instalación.

Detallo hasta 13 consideraciones de buenas prácticas.

• Recepcionar material, clasificarlo y planificar la instalación (suele llevar 1 día para planes complejos).

• Custodiar bombillos, llaves y documentación (requiere facilitar un despacho habilitado).

• Firmar confidencialidad de la información recibida y/o percibida.

• Disponer de un seguro de responsabilidad en caso de pérdida de llave.

• Desinstalar bombillo de obra (si lo hubiera).

• Desatornillar embellecedores del herraje para ajustar bien (sin golpes) el bombillo definitivo.

• Instalar el bombillo revisando plano y listado excel (marcar excel como instalado).

• Engrasar el bombillo.

• Revisar con el cliente, la instalación realizada (se lleva varias horas o días en función de la cantidad).

• Entregar llaves y documentación actualizada.

• Redactar informe de incidencias encontradas y que son útiles para repasos de puertas y herrajes.

El instalador profesional lleva un carro con el material (solo bombillos), mochila con las llaves siempre custodiadas y documentación (ahora algunos con ipad), bolígrafo, papel, atornillador, metro y linterna porque a veces debe instalar en sótanos con poca luz.

 

Si pagas con cacahuetes, contratarás monos y recibirás …

 

Comprobaciones antes de asignar bombillos a puertas

La tarea de asignación de bombillos requiere que el consultor realice algunas otras tareas previas:

1. Comprobar que los planos están actualizados: número de puerta y uso destinado.
2. Comprobar que los fabricantes de puertas han respetado las indicaciones de normalización en puertas.
3. Revisar y vincular la memoria de carpintería con espesores y centrado de cerraduras para medidas y modelos de bombillos.
4. Reunión con seguridad y mantenimiento para cerciorarse de que no ha cambiado el criterio inicial.

Documentación del plan de amaestramiento.

Es otro de los detalles que suelen obviarse cuando se busca precio en lugar de calidad.

Cuando el cliente presiona en exceso por ajustar el precio, se entrega una o varias planillas de cruces muy difíciles de gestionar por el propietario pasados unos meses, un catálogo del producto y su certificado de producto en origen.

Mi recomendación de documentación profesional engloba:

• Planos marcados con atributo y capa de amaestramiento.

• Estructura del plan de amaestramiento (sin cruces).

• Carta con coberturas; garantías, certificados y contactos.

• Documento de protocolo de seguridad.

• Documento final formato excel con detalle: usuarios, nº puertas, ubicación, uso, tipo de cilindro, asignación de amaestramiento y llaves.

– Listado de todas las puertas y posibles usuarios con derecho de acceso.

– Establecer criterios de uso.

– Establecer criterios de custodia de llaves.

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Este resumen de consejos premiun lo complemento con una presentación de amaestramiento paso a paso y una infografía de protocolos seguros. A mi entender, más allá de los argumentos comerciales de las marcas de alta seguridad como Abloy, BKS, DOM, EVVA, INN, Keso, Kaba, creo que este resumen es más real y será más útil para el propietario.

Repasa estos 10 consejos para amaestramiento llaves de seguridad

1. Elige la materia prima del sistema de seguridad.
2. Elige al proveedor del plan de amaestramiento.
3. Determina la privacidad de la información del plan de amaestramiento.
4. Realiza un diseño del plan, estratégico y seguro.
5. Cuida mucho la instalación.
6. Comprueba el amaestramiento en positivo y en negativo.
7. Pide garantías del proveedor y del producto.
8. Aprovecha la seguridad visual.
9. Utiliza un software de gestión de llaves.
10. Evita riesgos de pérdidas, uso indebido con un armario llavero electrónico.

1. ¿Cómo elegir la materia prima del sistema para un amaestramiento con seguridad?

   Debes elegir un sistema de bombillo que al menos tenga 15 pitones iniciales, con gran capacidad de permutación (le llamamos permutación a la combinatoria matemática que permite independizar claves únicas de llaves y bombillos). Como digo, mínimo 15 pines aunque parezca que no se necesiten inicialmente. Siempre pongo el ejemplo de que tampoco necesitamos los 6 cilindros y 200cv de un Audi para nuestras carreteras, pero queremos que el motor sea potente.

   Pregunta por la cantidad de pitones que se destinan al cálculo de amaestramiento.

   Si tiene menor cantidad de pitones pero con más de 5 alturas posibles, también puede valer porque el cálculo de combinatoria total genera el mismo resultado (relación entre cantidad de pitones válidos para permutación y su número de posicionamientos posibles).

   Tenéis que saber que los pitones de un bombillo suelen tener diferentes cometidos. El fabricante de gama media-alta ya suele determinar, cuantos pitones están disponibles para el cálculo del amaestramiento, cuántos son solo como seguridad del sistema y cuántos pitones son de personalización del centro técnico o distribuidor. Un bombillo con 15 pitones puede resultar que solo 7 u 8 son realmente útiles para el cálculo de combinatoria. Ojo a este dato que suelen enmascarar algunos suministradores.

   La compra de un amaestramiento, es un acto de fe porque hasta pasados meses no sabremos la calidad y fiabilidad recibida. Quedaros con la idea de que pocos pitones destinados a la permutación es como un coche justito de motor que obliga al suministrador a generar diseños con trucos, es decir, en mi opinión, planes de amaestramiento inadecuados.

   Pregunta por el grado de control de la copia de llaves.

   Una vez seleccionado el bombillo, tenemos que preguntar por la llave de seguridad. Lógicamente si la llave se copia he perdido toda la seguridad y control del acceso del uso indebido. Las llaves con tecnología activa son más difíciles de copiar (en esto no hay duda, ni debate) porque las máquinas reproductoras no pueden reproducir elementos móviles y su patente tiene una mejor defensa legal ante una infracción.

   Aquí depende del nivel riesgo asumido por el cliente, también del perfil del usuario (empelado fijo, subcontratado, público, privado …), influye si tienes otras medidas de seguridad y por supuesto la cantidad de llaves repartidas. Con estas variables debes hacer tu matriz de riesgo (amenazas| peligro | probabilidad | impacto). En general, yo siempre recomiendo que la llave esté bien protegida, para bastantes años, al menos 7 años, pero como digo, depende de lo que cada cliente decida asumir como riesgo aceptable.

   El bulo de la copia de llave mecánica. No hacer mucho caso a los comerciantes de tarjetas electrónícas que argumenta que las llaves mecánicas se copian fácilmente, a mantener este bulo ayuda la cantidad de posts que hablan de las cerraduras electrónicas como solución a la copia de llave y la densa información que recibimos sobre robos con puertas blindadas y llaves de seguridad. La auténtica llave de seguridad no se copia, al menos de forma sencilla. El matiz está en que se confunde la llave de puntos con la llave de seguridad al igual que se confunde la puerta blindada y acorazada con la puerta de seguridad real.

   La realidad es que hoy en día es más fácil copiar una tarjeta RFID estándar o conseguir un clon, que copiar una llave de seguridad real. En fin, que cada uno decida a quién creer.

   Pregunta por la resistencia de la llave.

   En el 2000 se puso de moda la llave pequeña y supuestamente más elegante, cosa que no discuto, pero con el paso del tiempo y la experiencia de las obras me he vuelto más práctico. Mi opinión es que prevalezca el valor de uso sobre el valor de estima. Los amaestramientos amplios y complejos castigan mucho a las llaves, al igual que el tipo de usuario, el uso, y por supuesto, el tipo de puertas y su instalación. No es lo mismo la tracción a la que sometemos a una llave en una puerta que funcione suave o a una puerta pesada y además mal mantenida.

   En conclusión, la llave debe ser grande para tener buena resistencia a la torsión y roturas.

   Tolerancias de claves de cada llave

   Finalmente tenemos que preguntar por las tolerancias del sistema. Mayor rango de tolerancia hace al producto más comercial y atractivo para los distribuidores pero menos seguro y preciso para el cliente. Un sistema de tolerancias bajas (entre 3 a 5 centésimas  de milímetro) obliga a mayor precisión en el montaje de componentes interiores y en el fresado de las llaves. Cualquier mínimo desajuste o error genera que la llave no funcione, lo cual es excelente. Es algo muy parecido a la tasa de igual error que analizamos en los sistemas de control de acceso con biometría u otros. A mayor tolerancia de falsos rechazos, el sistema es más cómodo y rápido de usar, pero también más permeable en su seguridad con mayor rango de falsas aceptaciones (personas que son aceptadas por la tolerancia del sistema cuando no deberían).

   Con menor tolerancia, el efecto desgaste, del cual hablo mas abajo, tiene menos impacto. A muchos comerciantes no les gustan estos sistemas seguros porque les obliga a tener mejores máquinas y a mantenerlas bien ajustadas, por supuesto, les aumenta el coste de producción porque en su proceso, además de mayor tiempo y cualificación del montador, genera mermas con un coste directo.

   El problema para el comprador vuelve a ser cómo detectar estos detalles tan importantes. En estos momentos podemos comprar bombillos de seguridad desde 50€ hasta 160€ y os puedo asegurar que la diferencia en precio guarda una relación directa con las diferencias que hemos comentado.

   

2. ¿Cómo elegir al proveedor del amaestramiento de llaves?

   Como consultor, siempre trato de conocer al proveedor, hacer una breve entrevista, como si fuera un empleado más, al fin y al cabo tendré que convivir con él durante mucho tiempo y quiero saber como es. Tomar este tiempo para la selección antes de la compra es importante aunque suela ser un tiempo que nunca tenemos.

   Te recomiendo conocer sus instalaciones, pedirle una demostración real de como guarda y custodia la información, que te presente un trabajo realizado, ver el tipo de documentos que usa (si te muestra un amaestramientos con cruces, es un proveedor no reciclado), preguntarle si tiene alguna carta o certificado de buena ejecución de un cliente similar a lo que tu necesitas, y recomiendo pedir referencias de amaestramientos realizados para ver su envergadura (si han sido sencillos o de estructura múltiple con posiciones centrales, comunes e individuales). Si tiene alguna titulación en seguridad física siempre es bienvenida.

3. ¿Cual es el grado de privacidad de la información del plan de amaestramiento?

   La estructura del plan de amaestramiento debe ser realizada directamente entre la propiedad del edificio y el diseñador. Ni el constructor, ni los fabricantes de puertas necesitan conocer esta información. Para la instalación del amaestramiento, sugiero contratar al mismo profesional que ha desarrollado el plan de amaestramiento, o en su defecto, tener a un consultor independiente que revise la implantación de dicho amaestramiento. Es el que mejor sabrá realizar la implantación y tu información no debe distribuirse a terceros. Recuerda entregar las llaves directamente al propietario para su custodia, aunque la contratación sea a través de intermediarios como una constructora, fabricante de puertas, etc.

4. Plantea un buen diseño de amaestramiento estratégico y seguro

   Diseñar la estructura del amaestramiento en base a usos concretos y no en base a la confianza de las personas. Desestimar el concepto de amaestramiento por plantas, salvo situaciones muy concretas tipo edificio en alquiler de plantas concretas. Hay que enriquecer la estructura con posiciones centrales y posiciones comunes. No generar cruces de grupos innecesarios porque afectan al desgaste prematuro y a la posibilidad de error. No dejar un amaestramiento abierto con reservas interminables y nunca (jamás) re-calcular el amaestramiento ante la pérdida de una llave o ante una nueva necesidad (hay que tratar de encajarla en el diseño inicial). Puedes consultar la presentación de como realizar un plan de amaestramiento de llaves de seguridad paso a paso.

   Usar la metodología de amaestramiento estructurado con secuencias numéricas bien estructuradas tanto en llaves como en bombillos, que permitan un control en el desarrollo, en la instalación y en la explotación durante toda la vida útil. Puedes ver aquí todas las claves de un amaestramiento de llaves con protocolo seguro (tipo infografía). 

5. Recuerda instalar cada bombillo con su llave individual

   Esto evita usar llaves maestras durante esta fase de instalación; llaves de grupo, submaestras o maestra general. Es más costoso para el cliente porque requiere de la fabricación de llaves individuales que quizás no sean útiles a posteriori y deban destruirse. Aunque en el proceso de una instalación la probabilidad de pérdida de llaves sea baja (esto depende mucho del profesional contratado), debemos valorar el riesgo de pérdida y su impacto (vuelvo a recordaros que es necesario elaborar vuestra matriz de riesgo).

   La pérdida de una (1) llave maestra obliga al cambio de todos sus bombillos asociados. El problema está en que normalmente la persona que pierde la llave no lo comunica, pide otra llave a su proveedor fabricante y el cliente desconoce que está recepcionando un amaestramiento inseguro.

6. ¿Has comprobado el plan de amaestramiento con llaves en positivo y en negativo?

   Pensar que el fabricante realiza una comprobación uno a uno de todos los bombillos es una utopía y la gran mentira de fabricantes. Únicamente los fabricantes más sensibles suelen efectuar un muestreo del 20% en su control de calidad final antes de la expedición. Todavía quedan algunos que aceptan comprobar el 100% de los bombillos y llaves si estamos dispuestos a pagar este servicio y a aceptar 1 semana más de plazo de entrega. Es una tarea sencilla aunque lleva su tiempo, y muchas veces, es el propio cliente (sin ser consciente de ello) quién fuerza la no comprobación, ante su insistencia por el plazo de entrega urgente. Por lo tanto, alguien debe responsabilizarse de estas sencillas comprobaciones, esenciales para detectar errores en el diseño y/o errores en la instalación; llaves que abren lo que tienen que abrir y llaves que no abren las puertas que no deben abrir.

   El gestor del edificio debe asegurarse bien antes de recepcionar el plan de amaestramiento y si encuentra fallos y estos no son por equivocación de numeración marcada, ni de equivocación en la instalación, sin dudarlo, hay que devolverlo entero.

7. ¿Tienes las garantías del proveedor y certificados del producto?

   Debemos asegurarnos de que el instalador dispone de un seguro que pueda cubrir la posible pérdida de la llave maestra o submaestra, necesaria para la instalación (a no ser que la instalación se realice con llaves individuales). Pedir una carta de compromiso de suministro para los próximos 5 años. Solicitar el compromiso escrito de sensatas subidas de precios interanuales (no superior al 4%). Conocer el precios de los recambios. Pedir al fabricante un certificado de fabricación indicando el número de llaves fabricadas y contrastar con las llaves recepcionadas al instalador.

   El amaestramiento de seguridad obliga a ciertos controles y a trabajar con ciertos materiales de calidad. Recomiendo solicitar además el certificado de amaestramiento VdS 2344 o DIN 18252 GHS.

   Comprobar si el suministrador ha asistido al plan formativo del fabricante y si los empleados que lo recibieron, aún siguen en la empresa. Esto no es una petición baladí porque; ¿verdad que queremos a un profesional acreditado para manejar nuestra seguridad? A veces el problema está en que muchas fábricas ya no ofrecen este plan formativo anual y simplemente visitan a sus supuestos centros técnicos como meros representantes de la marca y como recoge-pedidos. El término de centro técnico es otro elemento de marketing que comienza a carecer de valor porque se mal utiliza. Realmente son pocos los que se reciclan anualmente y admiten una auditoria de procesos. Eso si, cuando logramos encontrar un centro técnico auténtico, en fin, es una gozada, sentirse seguro, bien atendido y saber que todo por lo que pago está justificado.

   Pedir certificado de la patente en vigor (ojo que aquí hay desinformación) porque existen fabricantes que únicamente tienen la patente en piezas interiores del bombillo (esta bien), pero hay fabricantes que también tienen la patente en su llave (esto está mejor). Si lo que quiero impedir es que me copien la llave, lo perfecto es disponer de patente en bombillo y llave (ambos). La llave es mejor con pieza móvil (la pieza móvil hace más difícil de realizar la copia). Y finalmente, recordar revisar siempre la fecha de caducidad de cada patente.

8. ¿Aplicas seguridad visual en tu plan de amaestramiento?

   A veces no se le da la importancia que tiene. El color de la llave es una imagen que identifica a la propia llave, que es muy útil y sirve como seguridad visual para que un vigilante se extrañe del uso de una llave por una persona inadecuada. Los colores pueden clasificar las llaves de forma vertical (por departamentos), de forma que cada color representa un departamento o tipo de servicio. También se pueden clasificar de forma horizontal (por niveles de jerarquía) para que fácilmente se identifique una llave muy potente (maestra), la cual, quizás no debiera estar usándose.

   También solemos usar los colores para algún departamento concreto que tiene restringido el uso de llaves a únicamente casos de emergencia o que tienen un sistema de control de acceso online (lector de pared) y el bombillo mecánico es un sistema complementario para incidencias del sistema online. Lógicamente esas llaves mecánicas no deberían estar en uso, por lo tanto con un color tipo rojo, podemos realizar una fácil seguridad visual.

   Una llave con clip integrado de cierta calidad hace a la llave más resistente, tiene mejor tracción, es más higiénica y sin duda es más estética.

9. ¿Utilizas un software de gestión de llaves maestras e individuales?

   Disponer de un software, o como mínimo un archivo excel, para poder explotar el plan de amaestramiento de forma adecuada. Debe incluir; nombre de la dependencia, ubicación, modelo de bombillo y clave de amaestramiento.

   Relacionar todas las llaves entregadas con personas individuales, emitir recibos de entrega de nuevas llaves, decidir quién puede solicitar llaves, bajo qué criterios y con qué autorizaciones. Activar un aviso tipo sms o similar para que el responsable de la seguridad conozca cuando se están solicitando llaves de ciertas jerarquías.

   El software de gestión permite conocer que tengo y mantenerlo vivo. Parece lógico pensar que si no tienes un software, no dispones de un amaestramiento controlado, ni actualizado. Habrás perdido la trazabilidad en pocos meses.

10. Instala un armario de gestión de llaves y el protocolo de seguridad

    Una vez bien establecido el punto 9, recomiendo invertir en un armario electrónico de llaves para que todas las llaves estén controladas y al mismo tiempo disponibles en una ubicación concreta.

    Podemos ahorrar en llaves porque nadie tiene porque tener una llave asignada de forma permanente, podemos registrar quienes usan las llaves y cuando. Saber que llaves son las más demandadas nos aporta valiosa información y nos permite determinar que ninguna llave salga del recinto, así las pérdidas generan menos riesgos.

    Podemos programar que ciertas llaves tengan un uso concreto de tiempo y en caso de incidencia (no devolución de la llave) que el sistema emita una alarma, por ejemplo; todas las llaves en el armario, excepto las de los vigilantes, a partir de las 00,00h, de lo contrario alarma. En fin, muchísimas ventajas son las que aporta con resultados que son realmente sorprendentes.

Finalmente os aporto una imagen de ejemplo para comenzar la organización de un amaestramiento de llave mecánica y amaestramiento electrónico.

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¿Quién tiene el control de tu plan de amaestramiento?

Tan importante es la calidad del producto como el profesional en el que depositas la confianza para la venta y posteriores reposiciones de llaves y claves.

• ¿Qué ocurre si roban en el establecimiento de tu proveedor?
• ¿Qué ocurre si tu proveedor no tiene un control de mermas de producción de llaves?
• ¿Qué ocurre si tu proveedor tiene un empleado desleal?
• ¿Qué ocurre si has adquirido un perfil exclusivo y tu proveedor desaparece?
• ¿Qué ocurre si tu proveedor no lleva un control de suministros de las llaves y bombillos?

Infografia amaestramientos llaves seguridad

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